仕事の時間術(電話の使い方)

こんにちは!

みなさんは休みの日に仕事を気にするようなことがないように、しっかりとオンとオフを切り替えることができていますか?

せっかくの休みの日に仕事のことが気になっていると、休日も楽しめないですよね。

 

私の場合、休日に仕事のことが気になる原因の一つに、職場や営業さんからの電話がありました。

電話があると、次の日仕事ののことが気になって、夜リラックスできないし、本を読んだりしてもなんか集中できない、ということになりやすいです。

気が付かなかったということにはできないので、結局電話にでて、対応する、ということになります。

そのための対応策は、まず電話がかかってこないようにする環境を作っておく必要があると考えました。

 

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休日に仕事の電話はしないために

無駄話を長くしないという自分のイメージを作っておき、周りの人に知ってもらう

 

自分は休みの日には仕事をしないということを、周囲の人に知っておいてもらうことは大事だと思っています。
(仕事によって、状況は違うと思うのでスーパーでの仕事という私の場合です)

 

休みの日に電話をかけてこないようにしてもらう

 

なにか私自身が対応しなければならないような緊急事態が休み

の時にあったのならば例外だと思いますが、そのようなことは今までまずなかったです。

それでも、休みの日のことについて私の考え方を曖昧にしておくと、過去には職場のパートさんからちょっとしたわからないことについて電話があったり、
業者の営業さんから、買ってほしいという電話があったりと、休日にも結構電話がなるときもありました。

 

部門責任者になってからまだ間もなくのころは、こんなものなのだろうとあきらめていたこともありました。

でもよく考えてみると、休みの日にまで私が対応しなければならないような形を続けていくと、いつまでたってもパートさんや、部下が自分で対応するということを覚えることができない、ということになります。

そのことに気付いてからは、私が休みの日でもなるべく困ったことにならないように少しづつでも、仕事の仕方、考え方を教えてシェアするように気をつけてきました。

休みの日には電話には出ないというところだけ強調してしまうと、無責任な印象を与えてしまうことがあるので、日々そのようにしています。

 

電話での要件は即答する

これもまた、私の仕事の場合ということになりますが、電話では返事をイエス、ノーをはっきりと相手に伝えて無駄に長電話しないことが大事だと思います。

電話では取引相手の営業さんから、「買ってください」という電話が来ることがありますが、必要なことをはっきりと即答することが大事です。

 

普段から曖昧な返事をすることが多いと、業者さんの「買ってください」というお願いに対していらないと断っても「そこをなんとか。困っているんです」
と話がなかなか終わらないような話し方をする人がでてくるのでその辺は気をつけましょう。

電話をする時間を決めておく

基本的には、電話を使っての注文がメインになってくるので、かかってきたときにはいったん自分の作業に手を止めて、電話に出なければなりません。
業者さんからの電話に対しては、忙しいときには内心、そのようなことで今電話をかけてこないでほしいなと思うことがあります。
もちろんやむを寝ないこともありますし、仕事上のことなので、普通に対応はしますがよりよい方法は考えます。

夕方、次の日の注文は電話でするので、なるべくその電話でまとめて話をするようにして、メモもとっておきます。

休憩時間は有効に使う

 

午後にやることをメモにまとめて、整理しておきます。そうすることで、午後はなにからやろうか考える時間を省くことができます。

注文内容は早めにチェックしておく

業者さんとは、お互い電話でのやりとりになるので、言い忘れをすると、また電話で話をしなければならなくなり、お互いの時間がもったいないです。

あとは休憩時間を使って、シフト作成のような事務仕事を済ませてしまいます。

このように、少しでも時間を有効にできるように考えています。

これからも、仕事に限らず、自分の生活の中に時間術をとりいれて、いろいろ楽しいことに時間をさせられるように頑張っていきたいと思います。

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